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Inventaire des immobilisations

Un inventaire des immobilisations permet d’identifier avec précision l’état des biens, de standardiser l’information et de procéder au traitement des données de manière homogène. Dans certains cas, il permet également de définir et/ou de remettre à plat les procédures existantes pour une gestion uniforme de vos immobilisations.

La législation actuelle invite à réaliser cette pratique afin de présenter des états financiers qui reflètent la réalité physique.


MISSIONS NOVASTOCK

Le processus d’externalisation de votre inventaire de la mise en place jusqu’à l'obtention des résultats :

  • Identification des actifs par catégorie(s), famille(s), centre(s) de coûts et emplacement(s).
  • Contrôle des immobilisations déjà codifiées et création des immobilisations présentes mais non saisies dans le fichier actuel. Quelle que soit votre solution logicielle (si existante), cette étape sera réalisée dans le respect du format informatique souhaité.
  • Étiquetage avec codes barres des biens qui sont ou ne sont pas encore codifiés: étiquetage spécifique tenant compte de la typologie du bien et de sa fréquence d'utilisation.
  • Création d’une base de données personnalisée des actifs existants.
  • Identification des nouveaux biens et insertion dans la base de données (création de catégorie(s), famille(s) si nécessaire).
  • Rapprochement comptable; si le résultat ne correspond pas à vos enregistrements comptables, à vos factures reçues ou à tout autre traitement, nous disposons de partenaires experts, auditeurs comptables, qui collaboreront pendant le processus.

ÉQUIPE D'INTERVENTION

En fonction de la répartition géographique de vos sites et du nombre théorique d'actifs, un ou plusieurs binômes de techniciens NOVASTOCK procèderont à la détection de vos biens, à leur codification, à leur étiquetage et à leur saisie dans la base de données d'inventaire.

CREATION DE LA STRUCTURE DE L'INVENTAIRE

  • Récupération et analyse des fichiers (comptables ou autres) des informations existantes.
  • Définition du périmètre de l'inventaire.
  • Création de l'arborescence des biens.
  • Définition pour chaque famille, sous-famille ou produit des informations à contrôler ou à saisir.

DÉROULEMENT DE L'INVENTAIRE

  • Les techniciens accèdent à la zone délimitée (définie au préalable et précisée dans le cahier des charges).
  • Un technicien scanne l'étiquette de zone qui identifie l'emplacement. Les biens susceptibles d'être inventoriés sont identifiés.
  • Une fois les biens identifiés, le technicien NOVASTOCK procède à leur étiquetage et à leur codification.
  • Après étiquetage, le deuxième technicien NOVASTOCK procède à la saisie de ces biens via scanner, en reliant leur description et leur emplacement au code assigné.
  • Ces étapes se répètent tout au long de l'inventaire, service par service et bâtiment par bâtiment. Le programme ainsi que les zones d'intervention seront validés conjointement avec vous lors de la rédaction du cahier des charges (des alternatives seront également proposées afin que notre intervention ait le moins d'impact sur l'activité quotidienne de votre structure).
  • Quand tous les biens ont été étiquetés et inventoriés, on procède au scannage de l'étiquette de zone pour fermer l'emplacement.

La prestation inclut :

  • Un chef de projet: votre interlocuteur.
  • La rédaction d'un cahier des charges complet: sa validation par vos soins précède le démarrage de l'inventaire physique.
  • Les moyens humains adaptés à l'envergure de votre projet: des équipes expérimentées et dédiées par client.
  • Les moyens technologiques:
    - lecteurs de codes-barres, ordinateurs portables, tablettes tactiles,
    - notre logiciel paramétré et personnalisé en fonction de votre environnement,
    - imprimantes et consommables,
    - des étiquettes spécifiques à haute résistance ou toute autre solution d'étiquetage et de marquage.
  • Un ou plusieurs comités de pilotage in situ pour suivre l'avancement du projet et piloter de manière conjointe les éventuels ajustements à opérer.
  • En option:
    - définition d'une méthodologie précise pour pérenniser l'intervention NOVASTOCK.
    - mise à disposition de solution(s) logicielle(s) pour faciliter le traitement et le suivi au quotidien.




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